Termo de uso do UFBA Listas

1. Apresentação

O presente Termo de Uso tem por objetivo regulamentar a utilização do sistema de comunicação através de lista de e-mails da Universidade Federal da Bahia - UFBA Listas, fornecido pela Superintendência de Tecnologia da Informação – STI/UFBA.

O sistema de comunicação através de lista de e-mails é um sub-produto do sistema de e-mail, responsável por gerenciar, enviar e receber mensagens eletrônicas destinadas a uma lista pré-configurada de membros.

2. Definições

• Titular da conta é o responsável pela conta cadastrada no UFBA Listas. Não há obrigatoriedade na utilização de endereço de e-mail com domínio @ufba.br
• Responsável é a pessoa que será oficialmente responsabilizada pelo uso do lista, ela precisa ter uma conta com domínio @ufba.br.
• Proprietário/Administrador é o titular de uma conta que tem perfil com permissão de configuração da lista no geral, sendo que apenas ele pode remover e adicionar novos moderadores.
• Moderador é o titular de uma conta que tem perfil com permissão de regular as mensagens enviadas para lista e aceitar novos membros, em listas que possuem a moderação habilitada.
• Membro é o titular de uma conta que não tem permissões especiais na lista.

3. Cadastramento de nova lista

O Cadastramento de nova lista deve ser solicitada via Central de Serviços. O solicitante deve acessar o site http://www.sti.ufba.br/formularios, preencher o formulário de solicitação de criação de lista de discussão e abrir uma requisição de serviços através de uma das formas abaixo:

• Por telefone (71)3283-6100, solicitando a abertura do chamado e enviando o formulário preenchido via e-mail para o endereço helpdesk@ufba.br;
• Por e-mail para helpdesk@ufba.br e anexando o referido formulário;
• Por WEB através do endereço: http://www.webdesk.ufba.br.

Cada lista tem administradores e moderadores próprios e sua própria política de uso e configurações; em caso de alguma dúvida ou solicitação o membro deve manter contato com os respectivos administradores/moderadores.

No ato da abertura de chamado devem ser informados quais os emails do moderador e proprietário.

Foram criados tipos predefinidos de listas que possuem finalidades distintas. O membro deve, no ato da abertura do chamado, informar qual tipo de lista deve ser criada. Seguem abaixo os tipos predefinidos:

Boletim de Notícia

• Apenas moderadores podem enviar mensagens;
• Adição de membro depende de aprovação da moderação;
• O arquivo de mensagens antigas é mantido por 1 (um) ano no UFBA Listas;
• Acesso aos arquivos de mensagens antigas é restrito aos membros da lista.

Lista Privada

• Essa lista não será exibida na relação de listas;
• Apenas os membros da lista podem enviar mensagens;
• Mensagens enviadas por não membros são descartadas automaticamente;
• Adição de membro depende de aprovação da moderação;
• O arquivo de mensagens antigas é mantido por 1 (um) ano no UFBA Listas;
• Acesso aos arquivos de mensagens antigas é restrito aos membros da lista.

Lista Privada com Moderação

• Essa lista não será exibida na relação de listas;
• Apenas os membros da lista podem enviar mensagens;
• Mensagens enviadas por não membros podem ser distribuídas apenas após aprovação da moderação;
• Adição de membro depende de aprovação da moderação;
• O arquivo de mensagens antigas é mantido por 1 (um) ano no UFBA Listas;
• Acesso aos arquivos de mensagens antigas é restrito aos membros da lista.

Lista pública com moderação

• Qualquer membro pode enviar mensagens, porém ela depende da aprovação da moderação para ser encaminhada aos membros da lista;
• Qualquer membro pode se inscrever na lista, sem necessidade de aprovação da moderação;
• O arquivo de mensagens antigas não é mantido.

Lista pública sem moderação

• Qualquer membro pode enviar mensagens;
• Qualquer membro pode se inscrever na lista;
• O arquivo de mensagens antigas não é mantido;
• Não permite envio de mensagens para lista como cópia oculta.

OBS: Quando uma nova lista é criada, ela é criada vazia; cabe ao proprietário da mesma fazer a alimentação dos membros ou solicitar que os membros se cadastrem, caso seja permitido na lista.

4. Cadastramento dos membros

4.1 O Cadastramento dos membros pode ser realizado de três formas:

• O membro pode fazer parte de uma lista, recebendo as mensagens para ela enviadas e podendo enviar mensagens para a mesma, sem precisar nenhum cadastro por parte do membro no UFBA Listas, ou seja, sem criação de conta no sistema, bastando apenas que o proprietário pela lista adicione o seu email como membro da lista;
• O membro pode solicitar uma senha e então ter acesso ao UFBA Listas e com isso solicitar sua inscrição em listas via sistema web e acompanhar as mensagens antigas para cada lista;
• No caso de solicitação a lista, o padrão de aceitação varia para cada lista, ou seja, existem listas completamente públicas, que não precisam de moderação para acesso como membro e outras listas que são privativas, que dependem da permissão do proprietário pela lista.

5. Acesso ao UFBA Listas

5.1 A interface web do UFBA Listas poderá ser acessada por um dos seguintes meios:

Através do endereço https://mail.ufba.br, clicando no menu relacionado ao UFBA Listas ou diretamente no endereço https://listas.ufba.br.

5.1.3 Ao acessar a interface web do UFBA Listas, o membro poderá ser notificado periodicamente a respeito da necessidade de alteração da senha.

5.1.4 Após a expiração da senha de membro, o acesso ao UFBA Listas será interrompido até que uma nova senha seja cadastrada.

Obs: o acesso a interface Web não é pré-requisito para receber as mensagens da lista.

5.2 O acesso a interface Web do UFBA Listas se dá com base no e-mail do membro e senha informada no item 4 desse termo.

5.2.1 A senha de acesso ao UFBA Listas deverá ser conhecida unicamente pelo seu titular, devendo ser respeitada a política de senha, que venha a estar em vigor na STI/UFBA no momento.

5.2.2 Na composição da senha de acesso, temos as seguintes recomendações:

• Comprimento mínimo de 8 (oito), e máximo de 64 (sessenta e quatro) caracteres;
• Utilização de pelo menos uma letra maiúscula e uma letra minúscula;
• Presença de pelo menos um algarismo numérico (0 a 9) e um símbolo especial (@, #, $, %, etc.);
• Evitar repetição do nome de membro, em todo ou em parte;
• Evitar palavras de comum utilização (ex: "amor", "vida", "senha", etc.);
• Evitar informações conhecidas por outras pessoas (ex: datas de aniversários, nomes de parentes, etc.);
• Evitar números de telefone ou de documentos pessoais (CPF, RG, etc.);
• Evitar sequências de teclas, letras ou números (ex: "qwerty", "ABCDE", "12345", etc.).

6. Utilização do UFBA Listas

6.1 O sistema UFBA Listas é um serviço corporativo cuja principal finalidade é a comunicação através de listas de email. Desta forma, é vedada ao membro a utilização deste serviço para fins diversos daqueles relacionados às suas atribuições na instituição, sendo ainda explicitamente proibidas as seguintes condutas:

• A aquisição ou tentativa de adquirir credenciais de acesso ou dados pessoais de outros membros (da rede UFBA ou externos) através de espionagem, mensagens fraudulentas  (phishing), engenharia social, ou meios similares;
• A propagação de mensagens em massa, também conhecidas como Spams;
• O envio ou encaminhamento de mensagens cujos anexos ou links contenham extensões executáveis, tais como EXE, COM, JAR, CMD, VBS, BAT, SCR e WS, bem como arquivos sabidamente maliciosos, conhecidos como malwares;
• A propagação de mensagens contendo motivação político-partidária, correntes, marketing multinível, pirâmides, hoaxes e similares;
• O armazenamento ou distribuição de mensagens ou arquivos contendo qualquer informação, dado ou material que viole a legislação federal, estadual ou municipal em vigor, bem como contrarie o Estatuto da UFBA ou suas normas e resoluções internas;
• A difamação, intimidação, desrespeito ou assédio a outras pessoas, grupos ou instituições;
• A distorção ou a falsificação da identidade do remetente de uma mensagem eletrônica;
• A alteração do conteúdo de uma mensagem proveniente de outro membro, sem a sua autorização;
• A divulgação de informações confidenciais ou relacionadas à privacidade e confidencialidade de outros membros;
• Demais atitudes que possam comprometer a Segurança da Informação e Comunicações da UFBA.

6.2 As mensagens enviadas através do UFBA Listas não poderão exceder o limite total de 5 (cinco) Megabytes, sem prejuízo das restrições descritas no item 6.1 e em listas com tamanhos específicos.

Quando citamos limites de tamanho, estamos sempre nos referindo à mensagem e não somente ao anexo da mesma.

Por definição do próprio sistema de envio de mensagem, esse e-mail pode aumentar seu tamanho em seu caminho, ou seja, é possível que sua mensagem esteja dentro do limite aceitável ao sair da sua estação, mas mesmo assim seja bloqueada, pois depende de diversas variáveis. Esse valor pode aumentar em aproximadamente 50%.

Segue abaixo os motivos comuns para aumento da mensagem:

• Novas informações acrescentadas pelo próprio cliente de e-mail (Ex. Outlook, Thunderbird e afins); Novas informações acrescentadas pelo filtro de spam da UFBA, que nesse caso é a variável de maior probabilidade, pois a depender do conteúdo da mensagem, ela pode crescer bastante de tamanho;
• Novas informações acrescentadas por outros filtros de spam, sejam filtros de spam pessoais ou corporativos.

Dessa forma, para evitar qualquer problema com bloqueio de mensagens nas listas, aconselhamos a utilização do limite. Um bom valor para base seria de 2,5MB, que teria suporte para um aumento de aproximadamente 50%.

6.3 O titular da conta do UFBA Listas possui total responsabilidade pela sua utilização, bem como pelo conteúdo das mensagens e anexos nelas armazenados, independente da sua utilização por terceiros, seja esta consensual ou não.

6.4 Cabe ao titular da conta manter estrita observância aos direitos de propriedade intelectual de terceiros, sendo sua responsabilidade cumpri-los, no que diz respeito à transferência, armazenamento e publicação de software, material audiovisual, pesquisa científica, publicação e demais informações protegidas por direitos autorais, podendo responder civil, administrativa e criminalmente em caso de descumprimento, inclusive a indiciamento por plágio e uso ou reprodução não autorizados.

6.5 O titular da conta é responsável pelo tratamento da informação sob o seu poder, sendo vedada a distribuição não autorizada de informações eletrônicas ou dados relacionados à privacidade ou à confidencialidade de documentos administrativos, pesquisas científicas, bancos de dados e outros registros classificados.

7. Competências e responsabilidades

7.1 Cabe à STI/UFBA:

7.1.1 Disponibilizar e manter o sistema UFBA Listas, zelando pela sua qualidade, eficiência e segurança.

7.1.2 Realizar manutenções e atualizações periódicas no ambiente do UFBA Listas, visando a melhor prestação do serviço à comunidade universitária.

7.1.3 Comunicar aos membros, com antecedência mínima de 48 (quarenta e oito) horas, a respeito de manutenções e atualizações no sistema UFBA Listas, através da página principal do serviço e por meio da lista de distribuição todos-l@listas.ufba.br.

7.1.4 Realizar diariamente o procedimento para salvaguarda (backup) do conteúdo armazenado no sistema UFBA Listas, visando a sua recuperação em caso de catástrofes ou problemas técnicos nos seus servidores.

7.1.5 Realizar, quando necessário, recadastramento dos Administradores e Moderadores das listas, a fim de manter atualizado o cadastro das mesmas.

7.1.6 Divulgar este Termo de Uso, bem como suas eventuais atualizações.

7.2 Cabe ao titular da conta do UFBA Listas:

7.2.1 Tomar conhecimento deste Termo de Uso, bem como das suas eventuais atualizações, cumprindo estritamente os requisitos e orientações nele descritos.

7.2.2 Responsabilizar-se por todo o conteúdo transferido, armazenado ou disseminado através da sua conta do UFBA Listas, ainda que esta atividade tenha sido delegada a terceiros.

7.2.3 O titular da conta do UFBA Listas possui total responsabilidade pela sua utilização, bem como pelo conteúdo das mensagens e anexos nelas armazenados, independente da sua utilização por terceiros, seja esta consensual ou não.

7.2.4 Cabe ao titular da conta manter estrita observância aos direitos de propriedade intelectual de terceiros, sendo sua responsabilidade cumpri-los, no que diz respeito à transferência, armazenamento e publicação de software, material audiovisual, pesquisa científica, publicação e demais informações protegidas por direitos autorais, podendo responder civil, administrativa e criminalmente em caso de descumprimento, inclusive a indiciamento por plágio e uso ou reprodução não autorizados.

7.2.5 O titular da conta é responsável pelo tratamento da informação sob o seu poder, sendo vedada a distribuição não autorizada de informações eletrônicas ou dados relacionados à privacidade ou à confidencialidade de documentos administrativos, pesquisas científicas, bancos de dados e outros registros classificados.

Cabe ao responsável da lista do UFBA Listas:

7.3.1 Tomar conhecimento deste Termo de Uso, bem como das suas eventuais atualizações, cumprindo estritamente os requisitos e orientações nele descritos.

7.3.2 Responsabilizar-se pelo uso indevido da sua lista no UFBA Listas, ainda que esta atividade tenha sido delegada a terceiros.

8. Violações a este Termo de Uso e sanções

8.1 Os titulares das contas do UFBA Listas poderão responder por eventuais violações a este Termo de Uso nas esferas civil, administrativa e criminal, quando for o caso, e conforme previsto na legislação, no Estatuto da UFBA, e em suas normas e resoluções vigentes.

8.2 O conteúdo adicionado indevidamente poderá ser removido.

8.3 O acesso poderá ser bloqueado.

9. Arquivos e armazenamento

9.1 O UFBA Listas tem como serviço o histórico de mensagens antigas, enviadas para listas. Esse serviço será oferecido apenas para as listas que solicitarem essa função e que sejam moderadas.

9.2 Os arquivos de mensagens antigas serão apresentados na interface web do sistema, para as listas descritas no item 3.1, por no máximo 1 (um) ano, e armazenadas em backup por até 5 (cinco) anos.

9.3 Havendo justificativa, o titular da conta poderá requerer tempo adicional para armazenamento à Central de Serviços da STI/UFBA, a qualquer tempo. Esta solicitação, por sua vez, será encaminhada para avaliação e deliberação pela Coordenação de Atendimento da STI, através do telefone (71) 3283-6100 ou e-mail helpdesk@ufba.br.

9.4 Embora o sistema UFBA Listas seja submetido a backups diários, a STI/UFBA não se responsabiliza pela perda de mensagens ou anexos armazenados nos seus servidores. Desta forma, é de responsabilidade do titular da conta a cópia e salvaguarda dos dados que julgar importantes, bem como a sua preservação em local seguro.

10. Consentimento tácito

10.1 O titular da conta do UFBA Listas declara ter pleno conhecimento a respeito deste Termo de Uso e de suas eventuais atualizações que serão publicadas eletronicamente através da lista todos-l@listas.ufba.br e no endereço https://listas.ufba.br e consente, ainda que tacitamente, em cumprir com todos os seus requisitos.

10.2 O titular da conta do UFBA Listas declara, ainda, ter ciência de que o descumprimento deste Termo de Uso poderá acarretar na remoção da sua conta e de todo o conteúdo nela armazenado, bem como em responsabilização administrativa, civil e criminal, quando aplicável.

10.3 Casos não previstos nesse termo serão tratados pela STI/UFBA.